分類: 職場生存 職場詞典 編輯 : 職場知識 發布 : 12-20

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    [rzzch.cn]報道：其實在認識 Rachel 之前，我對“秘書”的理解跟大多數人一樣簡單，覺得秘書就是伺候人的活兒，只要有點兒眼色，沒什么 太難的，最需要的就是耐心。直到有機會跟 Rachel 這個在三家著名外企任職過的“資深秘書”見面聊天，才明白許多看似簡單的 事情，做起來卻并不那樣容易。

    “提起秘書，大多數人都會想到漂亮的女孩。事實上在國外，真正優秀的秘書大多已近不惑之年，或許年齡更大。他們真的非 常專業，以我現在的經驗是沒法比擬的?！边@個高挑的女孩子，一 身干練的職業套裝，說話時的語調平穩卻很有力度，老到的樣子 顯得比同齡人成熟許多。

    墊腳撐起半邊天

    2000 年，英語專業畢業的 Rachel 陰差陽錯地進入一家法國 公司做秘書工作。當時公司規模還小，許多制度體系不完善，反 而給Rachel 更多鍛煉機會?！捌鋵?，做秘書最擔心的是得不到上 司的信任，因此，在與一個新老板相處的時候，最先要做的就是獲取他的信任?！?BR>
    公司要從廈門搬到上海，為了選址讓上司滿意，Rachel 下了 很大工夫?！霸谧鍪轮?，一定要知道上司的口味，否則，你累死累活地跑半天，卻不一定有好效果。而且在給上司提出你的建議時，一定要有十分充足的理由讓他相信，你的選擇是對的 !”在搞明白上司將來想要居住的地段和他心中的期望價格之后，她跑遍了上 海所有的寫字樓，把各個寫字樓的交通狀況、周邊服務、居住設 施全都調查了一遍。

    這件事辦得很成功，Rachel 的秘書生涯漂亮地打了頭一仗?！捌鋵嵲S多小事情也在不斷地滲透出上司對你信任與否?！盧achel 笑著說，就像訂機票、安排行程，有人覺得是再簡單不過的事情，不需要任何技巧。其實每個老板都有自己的“口味”，他喜歡乘哪個時段、哪個航空公司的飛機，在飛機上喜歡坐哪個位子 ( 靠窗口還是靠走廊，頭等艙還是經濟艙 )，喜歡住哪家賓館、哪個樓 層 ( 吸煙還是不吸煙的 )、什么樣標準的房間等等，這一切秘書都必須了如之掌?！袄习宀粫H口告訴你‘我喜歡什么’，很多時候 要你用心地去想、去琢磨，雖然是小事情，但一次兩次辦不好，老板就會漸漸喪失對你的耐心和信任?！?BR>
    一個好的秘書是能頂半邊天的。比如 check E-mail 這種事。 剛開始，上司讓 Rachel check 完后還要再檢查一遍，等過幾個月后，Rachel 對上司的想法已經了解透徹，她明白哪些 E-mail 是 老板認為必須處理的，哪些是不急需處理的，漸漸地上司就完全相信了 Rachel 的判斷。“贏取信任需要一個過程，在這個過程中，只有自己用心摸索?！?BR>
    在 Rachel 眼里，想要做一個合格的秘書，一定要切實地關心 自己的上司，這種關心不是常人眼中的阿諛奉承。比如在開會的 時候，一個合格的秘書明白什么時候應該進入會議室給上司送杯 水，或者提醒他注意休息等等。“許多人瞧不起這樣的小動作，覺 得沒什么了不起。其實，經歷了 3 個小時甚至更長的會議后，他 這個時候已經很渴、很疲倦了，一個關心的小舉動，會拉近你和 上司的距離。”

    Rachel 誠懇地說，老板也是人，他們也時常為人際關系頭疼，許多老板在別人面前掩飾得很好，其實，他們很難有交心的人，秘書和司機恐怕是他們最親密的人了?！白鳛樗磉呑钯N近的下屬 和同事，如果他信任你，會跟你講許多他的煩惱和困惑，因為他知 道，你不會到處亂講。更好的秘書，還能夠為上司出主意，替他們 解除困惑?！?BR>
    “老板永遠是對的 !”

    中國有句古話，“伴君如伴虎”。和上司相處的過程，不但是相互信任的過程，同時也是磨合的過程。

    Rachel 回憶起自己剛入行時的一段遭遇。 在法國公司做秘書時的 Rachel，因為 沒有太多經驗，上司說的一切命令她都只是用“好的”來回答。后來她漸漸意識到 這樣做可能導致每件事情都無法完成。于 是，在進入飛利浦公司擔任亞太區總裁秘 書后，她學會了積極跟上司有效溝通，不 能做的一定事先明說。“上司可能會一天 交付 10 項任務，而你或許只能做好 5 項，開始就應該跟上司講明白，我只能完成其 中 5 項，如果都做，可能會做得一塌糊涂。 這樣，他會另行安排合適的人選協助你完 成工作。如果什么都用‘好的’作回答，最終吃苦果的只有自己，而且逐漸會讓老板懷疑你的能力。”

    “中國人不太善于 challenge 自己的 上司，任何事情都容易唯命是從。但在外 企，上司更愿意在第一時間知道你遇到的 困難和想法，這樣更有利于他下一步工作 計劃的執行?！?BR>
    “老板永遠是對的。與上司相處的過 程難免會有被誤解的時候，這個時候最好 先站在上司的角度思考他為什么會這樣想，而后找個合適的時解釋清楚。如果一開始就不顧一切地去解釋，只會適得其反?！?BR>
    Rachel 談起自己曾經遇到過的一個 麻煩。中秋節發月餅票，在計算時忘記了 司機的份額，當 Rachel 發現時有點兒慌。一位部門經理知道后把自己的份額讓給了 司機，Rachel 很高興。當時上司在泰國出 差，Rachel 就 發 E-mail 給 他，說 事 情得 到了解決。得到的回復卻是上司的大發雷 霆 :“你沒有任何權力來幫我決定事情 !” Rachel 當然很不開心，后來靜心一想，明白是自己在信里沒有寫清楚，讓上司誤以 為自己把他的月餅票給了司機，擅自動用 他的私人物品?！拔耶敃r沒有即刻打電話 給他，只是寫E-mail 說一切等你回來解釋。如果馬上打電話辯解，老板會認為你在挑釁他，事情只會更糟。靜下心來找原 因才是關鍵，要把握一個原則——老板永 遠是對的。他發脾氣也好，表揚也好，他 有自己的立場，多站在他的角度考慮問題，會讓自己做事情事半功倍?！?BR>
    潛伏的“貴人”

    “我一直相信一句話，‘你成功的一 半是由上司定義的’。和上司的融洽相處，同時也是對自己的成全。”Rachel 談起這 一點深有體會。

    Rachel 離開秘書行業已經有半年時 間了，而她的事業轉型恰好得益于前任上 司。Rachel 的上司在半年前要調任北京，當時的 Rachel有兩個選擇，和老板一同 去北京繼續秘書工作 ; 或者留在上海，重 新開始另一個新角色，在這家全球著名的信用卡公司做金融客戶專員。經過幾夜不眠的思量，Rachel 決定選擇后者。

    “我相信跟我共過事的人，再做任何 事情都同樣出色?！边@是上司臨走時留給 她的一句話。Rachel 開始做一個真正意 義上的職員，開始有機會接觸公司的核心 業務。初期的轉型困難重重，前任上司卻在遙遠的北京一直關心著Rachel 的成長。每次回上海，有機會的話都會面對面給她肯定和鼓勵，讓從沒學過金融的Rachel 越來越有信心，在新崗位上也越 來越適應。

 【rzzch.cn編者按】如何與副職上司融洽相處？  與上司和睦相處的9條準則

    問起Rachel 有沒有過怕上司的心態，Rachel 笑著說，和上司相處，說難也不難。千萬不要因為他是你的老板你就拿他當God，要把他看做是自己的同事，出了公司大門是自己的朋友。有了這樣的平 和心態，才可以更放松地和他相處。”

    你和工作伙伴在工作上相互依賴，老板也不例外。對照以下這些管理細節，你很好 地實現了老板對你的期望了嗎？

職場貼士：風頭不能高過領導：出門在外，一定要清楚自己的地位，做好上司的陪襯，女性在穿著打扮上不要太過耀眼，別讓客戶的眼光都聚在你的身上而忽視了上司。此外，在日程安排、酒店確定、合同談判等環節不要亂發言，多維護上司的威信。

 

  

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