總助是一群30歲左右，坐在副駕駛，而且不說多余廢話的人。
當了一段時間總助，有6個小小的體會，在筆者所在的組織，筆者覺得比較可行，寫出來和大家交流交流，希望不要貽笑大方。
一、 匯報要如實客觀，而且還不能有任何意見。每個人對事物都有主觀的認識，總助在年齡、資歷上都欠些火候，加上年輕氣盛，更是勇于表現，還沒等老板開口，就講了一大堆自己的“理解”，或參差了很多看法，這都是在給自己添麻煩，老板一句反問，往往瞠目結舌，啞口無言。匯報這個詞意思很明白，匯總報告，所以千萬不要多嘴，就像一個局外人，心平氣和地給老板講個故事一樣，不用擔心，其實老板心里都清楚。
二、 總助這個位置不好坐，除了日常管理，還要有建設性的建議。匯報的時候，不要輕易發表意見，但該發表意見的時候，還得開口。所謂建設性的意見，大多是一些改革，至少也是改良，如健全公司文檔管理制度。公司有或多或少的弊端，老板都看在眼里，只是老板有老板的無奈，一方面他沒精力管這些事情，另一方面處于平衡的考慮，不能有他來開這一刀。所以呢，老板希望有個人來代言，倡導一下，然后他拍板。所以總助被委以重任，同時也隨時準備做替罪羊。但這個風險總助必須承擔，否則總助只是一個秘書的角色。
三、 總助千萬不要當個人英雄，大包大攬，親歷親為。文書工作由文員、秘書等來完成，公司的決策由部門分別執行。不要手癢自己去干一些打印傳真之類的活，也不要因為部門抵觸情緒大而代勞。這時候部門要是敢挺腰子，總助大可理直氣壯地“參”他們一本，會議上不都是通過了嗎？你們不都是沒意見嗎？但這個權力要放到最后才能使。
四、 上面說了，總助有“參”的權力，但最好不要使，否則成死敵了。關鍵還是部門協調，協調說白了就是游說。會議上他們當然不敢明著反對，事后大可有大把的理由來搪塞你，什么時間緊啊，人手不足啊，都是堂皇的理由。這時候總助就要口若懸河，滔滔不絕了。首先要澄清，這個事情不是針對個人，是出于公司全局考慮，希望能得到部門的支持，也可以拿老板稍稍施壓。碰到大的阻礙，最好找部門的那些頭吃頓飯，在觥籌交錯之時大家稱兄道弟，杯盤狼藉之后也不妨倒倒苦水。這樣一來，只要不是要刮他們的肉，一般都會順水推舟。報銷怎么辦？該花錢的時候還得花錢，老板看重的是把事情辦成的能力，而不是整天在他耳邊嘰嘰歪歪打小報告，花這幾個小錢，老板肯定同意。
五、 安全第一。客戶和技術是一家IT公司的根本。客戶是衣食父母，技術是吃飯的家伙。筆者認為管理的首要目的是公司安全。人員流動是不可避免，內部矛盾也不可能間斷，筆者的辦法是實行嚴格的文檔管理。公司制定的管理制度相對完善，所有人員外出必須在OA里登記審批，回來之后還得寫客戶交流記錄，并統一匯總到管理部門，由管理部門進行歸類統計，這一點對市場商務人員特別管用，一則不敢亂來，公司是要定期根據客戶交流記錄回訪客戶的；二則客戶資料全在公司了，即使市場人員流動，至少還能找到這個客戶。技術方面相對好辦一些，大的公司實行的是AB崗，小公司負擔不起，但統一歸檔還是做得到的。定期以考核和規范的名義讓技術人員根據對方寫的文檔相互交替工作，一則可以證實文檔的準確和規范，二則在某種程度上也做到了AB崗，三則通過這種方式可以增進員工之間的交流，互相學習。在筆者看來文檔管理可以使公司到達安全、穩定、高效的境界。總助只要能抓得住文檔，就抓住了客戶和技術，筆者認為，一個公司是否很牛，不是看有多少牛人，而看是這些牛人留下了多少過程資產。
六、總助還要承擔一些資質和項目申報的事情。在國內，要想搞定這兩塊，老板要是沒兩把刷子，估計比較困難。一般都是老板打好了招呼，總助去跑個腿的，千萬不要對跑腿有什么抱怨。自然也少不了接待應酬，鞍前馬后。其實這都是去混個臉熟，平時見那些處長主任都比登天還難，這時候可以親親熱熱地接觸，搞得好還可以和領導拜個把子也說不定，這些都是資源啊，花錢都不一定能買到。
方洪波。Email: hbfang@ankenet MSN:hbfang@hotmail 移動電話：13867413934
職場貼士：辦公一族在工作時不妨在椅背上加個靠墊，不時靠一靠，借助靠墊的支撐作用，使腰部肌肉得到放松，可有效預防和治療腰部酸痛
