(一)當在工作上和時間管理上愈來愈有績效時,可能會被指派更多的工作,有效的專案管理(組織和執行能力)將是成功的關鍵,其內容包括
( 1 )多重的工作計畫:若您越能做多重的工作計畫,即代表您的能力越強;
( 2 )規畫和組織:事先一定要有很好的規畫及組織;
( 3 )定義理想的結果:譬如您希望屆時會有署長、處長等人之蒞臨及熱鬧場面等的理想成果;
( 4 )設定完成期限:任何事情一定要設定一個期限來完成它;
( 5 )列出完整的工作清單;
( 6 )判定限制的步驟:看看那些事情會影響結果,想辦法解決;
( 7 ) 多重工作計畫的管理可依循序法或并行法進行;
( 8 )指派和授權:事情實在太多,不可能自己一個人完全承擔,有些事情一定要指派給別人;
( 9 ) 檢核:當事情指派給別人時,一定要記得做檢核的動作,檢視對方是否有依照自己的理想去做;
( 10 )風險預估和替代方案:要評估風險,若失敗的話是否有其它方案可以替代。
(二)墨非定律:
( 1 ) 凡是可能出錯的都會出錯;
( 2 ) 每次出錯的時候, 總是在最不可能出錯的地方;
( 3 )不論您估算多少時間,計畫的完成都會超出期限;
( 4 )不論您估算多少的開銷,計畫的花費都會超出預算;
( 5 )您做任何事情之前,都必須先做一些準備的工作。
(三)崔西定律:
( 1 )任何工作的困難度與其執行步驟的數目平方成正比:例如完成一件工作有3個執行步驟,則此工作的困難度是9,而完成另一工作有5個執行步驟,則此工作的困難度是25,所以必須要簡化工作流程;
( 2 )簡化工作是所有成功主管的共同特質,工作愈簡化,愈不會出問題。
職場貼士:每當你高效率地完成了一項工作或是解決了一個難題時,你不僅僅是節約了時間,而是在使你的生活更加快樂。本杰明·富蘭克林曾經說過:“你熱愛生命嗎?那么就不要浪費時間,因為時間是組成生命的材料。”