沒等我把這一切考慮清楚，我已經(jīng)坐在了大會議室里，開始了工作例會的報告，接下來是會見重要的客戶，審核近期的合同，召集業(yè)務(wù)骨干會晤，與新員工面談，報銷審核、制訂項目計劃書……。一天很快就過去了，到了晚上十點還有大堆資料沒有看完，很多封郵件來不及回復(fù)。我只得抱上資料，提上筆機本，拖著疲憊的身子急急忙忙往家趕……”
這是在一次管理培訓(xùn)課程開始時，一名女學(xué)員向我描述的自己的“正常”生活。面對她這般的工作狀況，我不禁有些手心冒汗。要知道，像這樣的繁忙程度已經(jīng)遠遠超出了大多數(shù)白領(lǐng)女性生理和心理所能承受的正常范圍，長期在這種狀況下工作會常常出現(xiàn)“應(yīng)激”狀態(tài)，這將對身心造成嚴重的傷害。
該怎樣幫助這些女“忙”人們解圍呢？管理大師們給我們設(shè)計了一套“強身應(yīng)急功”，讓我們這就學(xué)習和操練起來吧。
第一招，ABCD擒拿手
要像刷牙一樣，養(yǎng)成每天把要做的工作排列出來的習慣，以明確目標。下班前將明天所有的工作按緊急重要程度分布到如圖1所示的二維圖中，要記住緊急的事不一定重要，重要的不一定緊急。找出真正重要且緊急的事，在前面標上A，將緊急但不重要和重要但不緊急的工作權(quán)衡一下，分別標上B和C，最后將一些既不緊急也不重要的事標上D。如果某個級別的工作不止一項，你可以再按輕重緩急程度在每一項前面標上A1、A2、A3或B1、B2、B3等。明天頭一件事就是考慮A1，做起來，直至完成，再做A2，因為完成工作最快捷的方法就是一件一件地去完成。
第二招，委托挪移掌
將你可以委托別人做的事情劃分出來，盡量委托給別人去做，這樣你就有更多時間來完成只有你自己才能做的事情。但原則是讓合適的人完成合適的任務(wù)，實行項目負責制，一項任務(wù)只由一個人來完全負責，并執(zhí)行到底，除非有不可控的意外狀況發(fā)生。
第三招，強制增效腿
“從來沒有足夠的時間做完一切事情，但是總有足夠的時間做完最重要的事情。”表現(xiàn)出色者與表現(xiàn)平庸者之間的差異在很大程度上取決于他們選擇拖延什么。由于你肯定會進行拖延，現(xiàn)在就要決定拖延低價值的活動，決定拖延在任何情況下對你的事業(yè)都無關(guān)緊要的活動，要學(xué)會去掉小事，集中力量做大事。
第四招，“不行”獅子吼
與我們每天面對的多如牛毛的事務(wù)相比，我們的精力和時間顯得如此的寶貴和有限。要想把每一件事都做好幾乎是不可能的，也是不現(xiàn)實的。解決的辦法就是學(xué)會說“不行”。這絕不是所謂的畏難情緒，或是什么消極的做法。這恰恰是“有所為有所不為”在現(xiàn)實工作中的靈活運用，是保證任務(wù)高效完成的必要方法。
我們提高效率的一項重要的原則就是，利用最有效的時間，集中精力，完成最重要的事情。“苛求完美”有時候可能成為我們提高工作效率的大敵，而學(xué)會取舍和善于分配將大大增強我們的實用功力。
職場貼士：有新入職的同事到來時，不妨當面遞上一張自己做的卡片，除了自我介紹之外，再附上一段你的祝福語，簡簡單單，就贏得了別人的心。它的好處在于你以后的工作中，都會得到大家不遺余力的幫忙。幾句溫暖的話就可以收買到人心，為自己輕松編織一張人際網(wǎng)，占盡了主動的先機，何樂而不為呢?
