不可越俎代庖
吳小姐畢業(yè)于北京外語學(xué)院，三年前到了一家外資公司做秘書，現(xiàn)為公司的首席秘書。
吳小姐認(rèn)為，經(jīng)常代替老板行使職權(quán)，往往會使秘書不能正確評價自己，以為自己和領(lǐng)導(dǎo)握有同樣大的權(quán)力，這是秘書成長道路上最可怕的陷阱。
一天，吳小姐所在公司的經(jīng)理突然收到一封非常無禮的信件，信是由一位與公司交往很深的代理商寫來的。經(jīng)理怒氣沖沖地將吳小姐叫到自己的辦公室，叫她記錄自己口述的絕交信，然后，經(jīng)理讓吳小姐立即將信打印寄走。當(dāng)天快下班的時候，吳小姐將打印出來的信遞給已心平氣和的經(jīng)理：“經(jīng)理，可以將信寄走嗎？”
這封充滿火藥味的信自然沒有發(fā)走，因為吳小姐的聰明，使公司挽救了一個大客戶。吳小姐說，經(jīng)理也是人，也有不能自制的時候。當(dāng)他的感情一旦平靜下來，必然會自我反省。在這個時候，秘書把打印出來的信交給經(jīng)理征求他的意見，實際上就是給經(jīng)理創(chuàng)造一次重新決策的機會。如果當(dāng)時就向經(jīng)理指出他的過火行為，那是非常錯誤的。吳小姐解釋，作為一個公司的負(fù)責(zé)人，經(jīng)理有自己思考問題的角度和方式，他必須經(jīng)常權(quán)衡與各方面的關(guān)系和利益，因此也必然包括與這家代理商之間的利益關(guān)系。他提出終止與這家代理商之間的關(guān)系，也許并非出于一時之怒，只不過是那封無禮的來信充當(dāng)了導(dǎo)火索而已；當(dāng)然也有可能的確是經(jīng)理一時之怒，終止與對方的來往僅僅是發(fā)泄一下而已。在不明白經(jīng)理的真實想法之前，秘書絕對不能越俎代庖。
遵守時間和制度
秘書在工作中必須適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)嚴(yán)格的規(guī)章制度，特別是時間觀念要強。許多新入行的秘書開始很難適應(yīng)雇主那種分秒必爭、刻板嚴(yán)格的要求，許多人對上司為其耽誤了幾分鐘而大發(fā)雷霆感到不解，認(rèn)為純屬小題大做。
某大公司人力資源總監(jiān)張先生說：老板對某些秘書在工作中的拖沓、松懈、低效作風(fēng)確實感到難以容忍。他們需要的是工作井井有條，在辦公室一呼即應(yīng)的秘書；是在工作緊張時能自愿加班而毫無怨言的秘書；是用腦多于用手、善于管理時間，而不是整天忙忙碌碌、窮于應(yīng)付而毫無成就的秘書。
小麗是某商社的秘書，在她的辦公場所，人們總是看到滿目狼藉、一片繁忙的景象。她常常在一摞摞的文件中不斷地翻來找去，她的抽屜里總是堆放著滿滿的文件，她總是穿梭在辦公桌與文件箱這不算短的路途之間。與她共事的人都對她的磨蹭、忙亂感到頭疼，最后的結(jié)果可想而知，小麗被炒了魷魚。
把忙碌分出層次
秘書常感到忙忙碌碌事情仍做不完，總感到時間不夠用。學(xué)會合理地、安排和利用時間，是提高秘書工作效率的有效途徑。
小林是某私企經(jīng)理的助理秘書，幾年來，她勤奮努力，事必躬親，卻發(fā)現(xiàn)總被一些瑣事包圍著。她生性優(yōu)柔寡斷，一件事總是掂量來掂量去，想出好多種結(jié)果，生怕引人不快。對一些重要又不太懂的事，她總是采取逃避的態(tài)度，非拖到不能再拖的時候，才動手去處理，結(jié)果卻因時間倉促，常常草草了事。一次老板出差，讓她起草一份在董事會上的發(fā)言報告。她想時間還有一周，不必著急，于是深思熟慮，決心好好給老板露一手。其后的幾天，她忙于完成另外幾件小事，突然一天上班之時，想到老板明天就要起程了，可是他要的報告還未見一字。
結(jié)果，一份本想轟轟烈烈、一鳴驚人的報告變成了一份毫無特色、草草而就的文件。因此，盡管小林幾年來一直兢兢業(yè)業(yè)、埋頭苦干，但工作卻起色不大，職位也一直沒有得到升遷。
職場貼士：勿要過于追求完美和公正，自己盡力即可。
